アーカイブとは？Gmail・Outlookでの使い方を詳しく紹介

GmailやOutlookなどのメールサービスを使っている方のなかには、アーカイブ機能について気になっている方がいるかもしれません。

本記事では、アーカイブの意味や、GmailやOutlookでの使い方を紹介します。アーカイブの操作は難しくないので、ぜひこの機会に操作方法をマスターしましょう。

アーカイブとは？利用するメリットはある？

アーカイブ（archive）という言葉の元々の意味は、「記録の保管場所」、「保存記録」などを表します。コンピュータ分野では、データの長期保存のために安全にデータを保存することを表す言葉として使われます。

そして、GmailやOutlookなどのメールサービスでのアーカイブとは、メールを消去せずに「受信トレイから非表示にできる機能」を指します。

受信トレイの大量のメールを整理する際に、メールを次々と消去するのは少し不安に感じる方も多いと思います。明らかに不要なメールは消去しても問題ないかもしれませんが、後々必要になるかもしれないメールとなると、メールを消すことを躊躇されるかもしれません。

そうした場面で、アーカイブの機能が便利です。メールを受信トレイから非表示にでき、完全に消去することなく整理できます。

Gmailでのアーカイブ機能の使い方

まずは、実際にGmailでメールをアーカイブする方法や、アーカイブしたメールを元に戻す方法を見ていきましょう。

メールをアーカイブする方法

スマホアプリでは、受信トレイ内のメールを左右にスワイプすることで、メールのアーカイブが可能です。

パソコンでは、受信トレイでメールにカーソルを合わせ、右側に表示されるアイコンをクリックすることで、アーカイブ対応が可能です。

アーカイブしたメールを含めて表示する方法

アーカイブしたメールは、受信トレイには表示されなくなります。アーカイブしたメールを含めて、全てのメールを確認したい場合は、「すべてのメール」を開きましょう。

パソコンでは「もっと見る」、スマホアプリでは左上のメニューの中から、「すべてのメール」を確認できます。

アーカイブしたメールのみを表示する方法

すべてのメールで、メールの検索窓に以下を入力して検索をすると、アーカイブしたメールのみを表示できます。

上記は受信トレイ、送信済みメール、下書き、迷惑メール、ゴミ箱を除いて検索することを表しています。つまり、アーカイブされたメールのみを検索することが可能です。

アーカイブしたメールだけを確認したい場合は、こちらで検索をかけましょう。

アーカイブしたメールを元に戻す方法

誤ってメールをアーカイブしてしまった場合は、「メールをアーカイブしました」の表示の右横にある「取消」または「元に戻す」をタップすると、受信トレイに戻すことができます。

過去にアーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合は、スマホアプリでは、「すべてのメール」から該当のメールを開き、右上の「︙」からメニューを開いて「受信トレイに移動」を選択します。

パソコンの場合は、「すべてのメール」からメールの横にあるチェックボックスをオンにして、上部にある「受信トレイに移動」のアイコンをクリックしましょう。

Outlookでのアーカイブ機能の使い方

Outlookについても、メールをアーカイブする方法などを見ていきましょう。

メールをアーカイブする方法

スマホアプリでは、受信トレイでメールを長押ししてメールを選択後、右上の「︙」から「フォルダーへ移動」を選択します。移動先のフォルダーとして「アーカイブ」を選択して、メールをアーカイブしましょう。

パソコンでは、受信トレイでメールを選択後に、画面上のアーカイブのアイコンをタップすることで、メールをアーカイブできます。

アーカイブしたメールを確認する

Outlookでは「アーカイブ」の項目から、アーカイブしたメールを確認できます。

スマホアプリでは、左上のOutlookのアイコンからメニューを開くと「アーカイブ」が選択可能です。パソコンでは、左側の一覧の中に「アーカイブ」の項目があります。

アーカイブしたメールを元に戻す方法

スマホアプリでは、受信トレイでメールを長押ししてメールを選択後、右上の「︙」から「フォルダーへ移動」>「受信トレイ」と選択することで、アーカイブしたメールを元に戻すことができます。

パソコンでは、アーカイブしたメールを選択した状態で、画面上の「移動」の項目から「受信トレイ」を選択して移動することで、アーカイブしたメールを元に戻すことができます。

格安SIMを使う場合はGmailやOutlookを活用しよう

格安SIMへの乗り換えも考えている方は、GmailやOutlookのアドレスを取得しておくと便利です。

格安SIMでは多くの場合、キャリアメールは提供されていません。そのため、メールを使うとなるとGmailやOutlookなどのアドレスを利用する必要があります。これらのアドレスは無料で作成できるので、ぜひ取得しておきましょう。

また、キャリアから格安SIMの乗り換えるタイミングで、メールではなくLINEに全て切り替えてしまうのも方法の1つです。Gmail、 OutlookやLINEを連絡手段にすれば、キャリアメールの有無で契約先を選ぶ必要は無くなり、スマホの契約先の選択肢が大きく広がります。

LINEMOでは、LINEギガフリー（※1）のサービスを提供中です。LINEアプリのトークや音声通話、ビデオ通話が、ギガの消費ゼロで使えます。毎月のスマホ料金が安く抑えられるだけでなく、LINEアプリがストレスなく使えるのが魅力の1つです。

格安SIMへの乗り換えに興味がある方は、ぜひLINEMOを検討してみてはいかがでしょうか。

• ※1「LINEギガフリー」について
• ・トークでの位置情報の共有・Live の利用、スタンプショップの利用、ニュース記事の閲覧など、一部 LINE ギガフリーの対象外があります。
• ・その他の詳細は文末の※2を参照

アーカイブ機能ですっきりメールを整理しよう

アーカイブの機能を利用すれば、受信フォルダーをすっきりと整理できます。不要なメールを消去するのがためらわれる時には、アーカイブで非表示にする方法が便利です。

Gmail、Outlookでは、それぞれでアーカイブの機能が利用できます。メールの整理が必要な時には、ぜひアーカイブの機能を活用しましょう。

• ※2 「LINEギガフリー」について
• ・トークでの位置情報の共有・Live の利用、スタンプショップの利用、ニュース記事の閲覧など、一部 LINE ギガフリーの対象外があります。
• ・OS、ブラウザ又はアプリケーションのバージョンアップ、アップデート、Wi-Fiからの切替その他技術的要因により、ギガフリーの対象外となる場合があります。詳細は、LINEMOホームページをご確認ください。
• ・iOS 15以降でiCloud+を利用する際に、プライベートリレーをオンに設定した状態でSafariブラウザからギガフリーの対象サービスを利用すると、データ量を消費する場合がございます。プライベートリレーをオフにした場合、iOS 14以前同様にギガフリーの対象サービスがデータ量を消費せずご利用いただけます。
• ・ギガフリーの対象サービスは、変更、追加、廃止又はギガフリーの対象外となることがあります。
• ・時間帯により速度制御される場合があります。
• ・LINEサービス内で有料のサービスを利用する場合は、別途お支払いが必要です。